Copyright © 2017 MASSEC® International

WHY IS STOCK CONTROL IMPORTANT?An article on theft in bars and loss prevention

 

I like to use the quote: »You are worth as much as your stock.« So, it must be a good thing to find out exactly how much that is, right? The stock is a bar's only means of operation, and its selection defines the face you show to your guests. Your assortment of drinks is what you pamper them with.

We leave our stock in the hands of the people that we, to some extent, trust - our staff. But it's easy to forget or even completely ignore simple facts like the estimated 23% of drinks that aren't sold, but lost in one of the follownig ways:

{In the following paragraphs, there is a harsh truth about working in the hospitality industry. This article was written with the help of a couple of waiters, who are well-versed in the practices described below, and therefore wish to remain nameless. It is an actual state of working as a waiter}

EXPIRED DATE:

The date usually expires on items that are forgotten about, or whose sales suddenly dropped. With regular inspection, the chances of that happening decrease dramatically. It's easiest to spot these items when taking inventory – be it daily, weekly or monthly. It's best to order your waitstaff to push these items or make a promotional offer with them just before the deadline expires.

RECKLESS STAFF:

A lot of the staff see the property of their employers as worthless, or perhaps just act reckless. If a waiter spills just 0,01 l per glass, that means 1 liter for every 100 glasses. On average, one liter of liquor can be sold for about 165 €. Ask yourself how many glasses you sell on a yearly basis. Some are just sloppy, and some do it on purpose.

THE STAFF FILL THEIR POCKETS WITH YOUR STOCK:

We all know how dishonest some people can be – especially considering the low pay grade of the waitstaff and the increasing scarcity of tips. It's a pretty safe bet that there is someone among your waitstaff that profits from your ignorance. With accurate data gathered on a regular basis, you can conclude whether or not you have any such shady characters on your payroll. By executing swift, accurate, UNscheduled inventory check-ups, you can diagnose problems like:

  • The waiters treating their friends with your drinks

Maybe there is a cute girl smiling from across the bar, or maybe some friends who were passing by decided to drop in – either way, at that moment, it doesn't matter who owns the drinks.

  • The waiters take in cash without issuing a receipt.

Think how much a table of two spends, and imagine it happens four times per day.

  • Some waiters develop an alcohol abuse problem And even if they don't they just might feel like blowing off some steam with free drinks after (or during) work hours. Either way, this isn't only a major loss for the owner/manager, but will lead to worse problems in the future.

We all know how dishonest some people can be – especially considering the low pay grade of the waitstaff and the increasing scarcity of tips. It's a pretty safe bet that there is someone among your waitstaff that profits from your ignorance. With accurate data gathered on a regular basis, you can conclude whether or not you have any such shady characters on your payroll. By executing swift, accurate, UNscheduled inventory check-ups, you can diagnose problems like:

This is a topic that is rarely spoken of – like it's some sort of taboo, even though it happens on a daily basis at most hospitality venues.

The Romans used to say Clara pacta, boni amici – Clear agreements, good friends. A host can only be respectful if the people he is hosting are respectful in return.

 

To make your day-to-day business easier, we developed Massec Inventory System. It is the perfect tool for controlling your stock and your staff. You can find more information under »How it works«.

Luknje v vašem sistemu

 

  Gostinski trg je eden najtežjih trgov pri nas. 60% gostincem spodleti že v prvem letu delovanja, 80% pa v prvih 5 letih. Kdor hoče na tem trgu uspeti, se mora pripraviti na najhujše in smotrno razpolagati z vsemi sredstvi, ki so na voljo. Kje pa tiči skrivnost trajnostnega delovanja velikih in uspešnih sistemov? Ta se skriva v dobri notranji ureditvi, za katero je ključnega pomena inventura in nadzor nad dejansko količino in vrednostjo inventarja. Poglejmo par dejstev.

1. NAKUP ZALOGE JE VAŠ NAJVEČJI STROŠEK

       Ko ob koncu meseca potegnete črto, vam daleč največji izdatek predstavlja nakup zaloge, s  katero delate promet. Če bi vam dobavitelj dvignil cene za 10%, bi to opazili, zaslediti tolikšno odstopanje v stanju zaloge pa je dosti težje, ker je med sabo treba povezati kup spremenljivk da lahko sploh izmerimo koliko zaloge dejansko imamo. Ker lahko odstopanje v stanju zaloge direktno prevedemo v odstopanje v zaslužku, je tovrsten nadzor bistven.

2. REDNA INVENTURA JE KLJUČNEGA POMENA

    Če hočete vedeti koliko ste vredni, morate torej vedeti koliko je vredna vaša zaloga. Odstopanja je v gostinstvu še posebej veliko, ker se ne prodajajo samo celi kosi, ampak se pijača tudi toči in meša. Bolj redna kot je inventura, bolj točen vpogled boste imeli v delovanje svoje gostilne. Najbolj pogosta in tudi najbolj priporočena praksa je mesečno izvajanje inventure. Toda…

3. INVENTURA STANE

Če hočete inventuro izvajati 1x mesečno, jo mora navadno izvajati več ljudi, in sicer po tem ko je lokal že zaprt. Njihove ure stanejo, in po celem dnevu dela je vprašljiva tudi kakovost vsake izplačane nadure. Inventuro si lahko izvajate tudi sami, a ne pozabite v enačbi upoštevati tudi vrednosti svojih ur in načinov, kako bi jih lahko porabili koristneje. 

4. OSEBJE JE PODVRŽENO ČLOVEŠKIM NAPAKAM

Napake se dogajajo povsod kjer delajo ljudje, kar je razumljivo, sploh v stresnem okolju kot je strežba. Natakarji se zatočijo pri mešanju pijač, nekdo je prevzel dostavo dobavitelja brez da bi preveril če se količina na dobavnici ujema z dejansko, pijača se lahko polije, razbije… Tudi ko se izvaja inventura, se rezultati navadno v polmraku in naglici načečkajo na list papirja, in popisni listi včasih predstavljajo nočno moro za računovodje in administrativne delavce.

5. ZALOGA IZGUBI NA VREDNOSTI

Ko odprete plastenko gazirane pijače, imate omejen čas v katerem jo lahko postrežete gostom, preden bo izgubila na vrednosti. Prav tako pa na vrednosti in okusu izgubljajo žgane pijače, ki se po navadi ob izvajanju inventure prelivajo v merilne posode. Ob vsakem prelivanju izgubite na okusu in alkoholni vsebnosti. Glede likerjev – ne čudite se če vam ob vsaki inventuri manjka  šilce, verjetno se je ob prejšnji inventuri ta količina izgubila ob pretakanju.

 

K sreči obstaja rešitev za vse te probleme. Massec je revolucionaren način kako se spoprijeti z izgubo inventarja, predolgim delovnim uram, upadajočo kakovostjo pijač in netočnimi podatki. Ne rabite nam verjeti na besedo - tu je seznam zadovoljnih strank, ki že uporabljajo Massec za izvajanje inventur. Če bi ga radi naročili tudi sami, ali pa si rezervirali termin za predstavitev v živo, nas lahko kontaktirate tukaj.

Mnenje strokovnjaka - Romana Razgor

Distributerka ekskluzivnih pijač, hedonistka in avtoriteta na področju prepoznavanja kvalitetnih pijač - Romana Razgor je ena redkih v Sloveniji, ki imajo za cilj širiti svoje znanje o destilatih in žganih pijačah.

Romana Razgor je pravi naslov za vsa vprašanja v zvez z vinom in žganimi pijačami. Več o njej lahko izvete na njeni spletni trgovini RR Selection.

Gospa Romana, poznani ste predvsem po izvrstnem okusu za pijačo in po tem da hitropre poznate kvaliteto. Povejte nam več o sebi in svojem delu. Kaj počnete? Povejte nam več o svojem delu. Od kod ste pridobili znanje, ki ga zdaj tržite in podajate naprej?

Težko je opisovati sebe, a bom vseeno poskusila. Najprej sem seveda mama, in to tudi vedno bom. Imam dva sinova in hčer. Sem zelo pozitivna oseba in v vsakem slabem vidim nekaj dobrega. Lahko bi rekla, da je moj kozarec vedno na pol poln. Zavedam se, da je življenje privilegij, zato sem vsak večer in vsako jutro srečna , ker smo zdravi in živimo v miru. Vedno bolj ugotavljam, da sem hedonist.  Rada imam lepe stvari, do življenja gojim strast in pripravljena sem narediti veliko, da nam je lepo. Seveda pa sem doživela tudi marsikaj slabega, vendar to poskušam nekako izbrisati iz svojega spomina in si pravim, da se vsaka stvar v življenju zgodi z namenom. Delo katerega opravljam mi je tudi hobi, kar me zelo veseli. Imamo družinsko podjetje, ki se ukvarja s prodajo poslovnih in promocijskih daril, zadnjih sedem let pa tudi s prodajo kakovostnih alkoholnih pijač.

Trenutno se ukvarjamo predvsem s tem. Pred tremi leti se je podjetju priključil tudi mož, pridobili smo številna zastopstva, predvsem za viskije, rume in gine, in oba sva začela resnično uživati v najinem poslu. Kaj kmalu sva ugotovila, da v Sloveniji manjka dobrih pijač, da ljudje vedo zelo malo o destilatih in da

je potrebno veliko znanja in izobraževanja. Pri nas se govori samo koliko se pije, oziroma se pije preveč. Na tem področju manjka preventive. Ste že slišali za kakršno koli izobraževanje o destilatih, o žganju…? Tega je zelo malo. Nekaj posameznikov  Sloveniji se trudi, da bi izobrazili ljudi, to pa je tudi vse.

Z možem sva bila na izobraževanju   v Franciji pri  dveh proizvajalcih konjaka. Izobrazila sva se tudi o ostalih destilatih, navadno kadar naju obiščejo proizvajalci viskija in ginov. Zelo veliko sodelujem z gospo Majdo Debevc, eno izmed prvih dam na področju poznavanja destilatov. Od  nje sva se z možem veliko naučila. Včasih me mož preseneti tudi z znanjem, ki ga najde na spletu.

Slovenija je, sodeč po raziskavah, med vodilnimi na svetu v porabi alkohola glede na prebivalca. Prednjačimo predvsem v porabi vina; statistika revije Forbes izpred nekaj let nas je uvrstila celo na peto mesto, medtem ko je Francija, svetovna vinska velesila, na šestem. Ali ta statistika poroča samo o masovni porabi, ali se jo da povezati s kvaliteto slovenskega vina? Kakšne kakovosti se išče v vinu in ali smo Slovenci dovolj zavedni glede svojih vin?

Vsi se želimo primerjati  s Francozi. Ti podatki zame niso  neko merilo. Francija  je velika in veliko vina namenijo za izvoz, mi pa smo majhni in večino vina spijemo sami. Čeprav imamo dobra vina, pred nekaj leti skoraj nihče od slovenskih proizvajalcev ni izvažal. Danes  imate že kar  nekaj vinarjev, kateri prodajajo v najbolj prestižnih restavracijah po  svetu, v Hong Kongu, na Japonskem, v Londonu, Italiji LA...  Če pri nas samo omeniš francosko, špansko, italijansko ali kakšno drugo tuje vino, so vsi navdušeni, čeprav dostikrat neupravičeno. Ta vina imajo tradicijo. Angleži so ponesli v svet francoska vina Bordeaux, zato jih zdaj pozna cel svet. Kaj pa naša? Svet jih šele spoznava. Poleg tega je težava v tem, da smo zelo mali. Zato je toliko bolj pomembna kakovost  vin, ker lahko v tem

primeru prodajamo butično

Veste, tudi o vinu smo pri nas bolj malo poučeni. Ni samo rdeče, belo in morda še rose. Vino je spremljava k hrani, torej bi bi bilo prav, da k vsaki jedi piješ drugo vino. Pol-suho ali  polsladko se ne poda najbolje h glavni jedi, a večina ljudi vseeno pije eno vino od predjedi do sladice.  Tudi tu je premalo znanja. In če konkretno odgovorim kakšna kakovost se išče v vinu - kakovost, da se poda k hrani in da je čimbolj naravno. Poznavalci v šali dostikrat povedo, da vino oceniš naslednji dan, če ga popiješ preveč. Slovenci se zavedamo, da imamo dobra vina, vendar še premalo.

Kaj pa žgane pijače? Strokovnjakinja ste predvsem za konjake. Kako pravilno okušamo konjak in kakšne kakovosti vi osebno iščete v okusu?

Konjak pa je moja ljubezen, čeprav ga pijem zelo redko. Na področju konjaka smo v Sloveniji naredili veliko. Imeli smo dosti tovrstnih dogodkov, na primer večerjo s konjaki, kjer smo pri vsaki jedi pili različen konjak. Predstavljate si lahko, kakšnega odziva smo bili deležni pred petimi leti. Prvi večer s konjaki smo naredili v restavraciji JB v Ljubljani. Gostje so bili sprva malo skeptični a na koncu zadovoljni. Niso mogli verjeti kako visoka kulinarika je spajanje različne hrane s konjaki.

zadovoljni. Niso mogli verjeti kako visoka kulinarika je spajanje različne hrane s konjaki. Konjak se pije iz kozarcev v obliki tulipana. Držati ga moraš v dlani, da se segreje na temperaturo tvojega telesa. Nato ga malo povonjaš, odmakneš , zopet  povonjaš brez da bi ga vrtel, in to nekajkrat ponoviš.  Potem narediš  požirek  s katerim obogatiš  okus v ustih in popiješ. Konjak se pije po požirkih, počasi.

Starejši kot je, bolj je gladek in bogat, več začutiš  v njem - od orehov, in lesa do različnega suhega sadja. Zame je pomemben predvsem pookus - torej ali traja in ali te poboža po ustih.

Mnogi gostinci so že prepoznali pomen edinstvene ponudbe konjakov in viskijev. Najprej nas zanima, kdaj se konjak ponudi gostu, in kako je pravilno postrežen?

Kot sem že rekla, se postreže v kozarcu v obliki tulipana. Ponudi se na koncu.  Gostinci še vedno mislijo, da morajo konjak segrevati, pa ni res. V Franciji tega ne poznajo. Proizvajalci tega niso nikoli delali. To je samo marketinški show, in takšna postrežba ni pravilna.

Mnogi gostinci strežejo drage pijače, in ko hočejo izmeriti koliko jih je še na zalogi, se poslužijo tehnike prelivanja. Kako vpliva redno prelivanje buteljčnih vin in dragih konjakov v plastične merilne posode na kvaliteto same pijače?

Če govorimo o destilatih, imajo ti tako visoko vsebnost alkohola, da se težko kvarijo, a prelivanje vseeno ni priporočljivo zaradi zračenja in izpostavljenosti prašnim delcem. Res pa je, da takšna pijača svojih lastnosti ne spreminja pretirano - če je na steklenici napisano, da je konjak staran 10 let, bo to res tudi če stoji odprt na polici še nadaljnih 10.

Pri vinu je drugače. Vino v steklenici še vedno živi, še vedno pridobiva na kakovosti ali pa obratno, odvisno od sorte grozdja in letnika. Prelivanje vina lahko zelo negativno vpliva ne samo na kakovost same pijače, ampak tudi na njeno kvarljivost.

Kolikor vem, se tovrstno merjenje dostikrat izvaja zelo površno - posoda se med merjenji ne umiva ali pa ne posuši do konca - možnost kontaminacije pijače se na ta način drastično poveča.

Ali mislite, da lahko elektronski sistem za upravljanje inventur MASSEC pozitivno vpliva na kakovost pijače in kvaliteto same postrežbe? Kakšen pomen ima integracija elektronskega sistema za upravljanje inventur?

Čeprav mislim, da ima MASSEC prednosti predvsem pri poslovnem vidiku gostinstva, mislim da lahko dosti pripomore tudi k ohranjanju kvalitete pijač, ker se z uporabo gostinec pravzaprav povsem izogne prelivanju v merilnike in nato nazaj v steklenice. Veseli me, da se tudi na tem področju delajo inovacije.